Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler neler?

Özlük dosyasında neler bulunmalı?

İş Kanununa göre işçi için özlük dosyası tutulması bir zorunluluktur. İnsan kaynakları birimleri ise genelde kırtasiyelerden alınan matbu özlük dosyalarını kullanmayı tercih etmektedir. Peki ama gerçekten de bir özlük dosyasında bulunması zorunlu evraklar nelerdir?

Özlük dosyası tutmamanın cezası

İş Kanununun 104üncü maddesine göre; işçi özlük dosyası düzenlemeyen işverene 2017 yılı itibariyle 1.619,00 TL idari para cezası uygulanmaktadır. Madde metninden de görülebileceği üzere, özlük dosyasının kanunun 75inci maddesine uygun şekilde düzenlemesi gerekir.

Kanuna uygun özlük dosyası nasıl olur?

Bir işyerinde iş teftişi yapılıyor olsa, özlük dosyası bakımından hangi özellikler aranacaktır? İş Kanununun 75inci maddesine göre; işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler ve bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

O halde bir özlük dosyasının olmazsa olmazı işçinin kimlik bilgileridir. Bu kapsamda, aşağıdaki bilgilerin ve belgelerin özlük dosyasında yer alması gerektiğini söyleyebiliriz:

  • İşçi kimlik bilgileri
  • İş sözleşmesi
  • SGK işe giriş bildirgesi
  • Aile bildirim ve AGİ formu

Aşağıda yer alan evraklar ise ancak gerektiğinde dosyada bulunmalıdır; bunların her işçi için gerekli olduğunu söyleyemeyiz:

  • Adli sicil kaydı
  • Askerlik durum belgesi
  • Resim
  • Diploma örneği
  • İkametgah belgesi
  • Sağlık raporu

Şu evrakların ise hiçbir şekilde özlük dosyasında yer almaması gerekmektedir:

SONUÇ

özlük dosyası nasıl hazırlanır?

İşçi özlük dosyasında yer alması gereken evraklarla ilgili internette birçok kaynak olduğunu biliyorum. Bunların bazılarında neredeyse yüzlerce belgenin gerekli olduğu belirtilmektedir. Halbuki bu doğru bir yaklaşım değildir.

İş kanunun öngördüğü kesin evrak, işçinin kimlik bilgilerine ilişkindir. Bunun dışında iş sözleşmesinin, işe giriş bildirgesinin  ve aile beyanı ile AGİ formunun yer alması kanaatimce yeterlidir.

Bunlar dışındaki belgeler ise her işçi için gerekli değildir. Ama gerektiğinde sağlık raporundan askerlik durumuna kadar istenen her belge elbette özlük dosyasına koyulabilir.

Ancak işçiden peşinen alınan istifa dilekçesi, ibraname ya da senet gibi belgelerin alınmaması ve alınmışsa bile ise hiçbir şekilde özlük dosyasında bulunmaması gerekir. Çünkü bu evrakların peşinen alınması hem yasal değildir hem de yetkili makamlarca tespiti halinde cumhuriyet savcılıklarına suç duyurusunda bulunulabilmektedir.

Bir yorum yaz

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir